Bigle Sign es una funcionalidad de firma digital integrada en Bigle Legal, un SaaS de documentación legal. Hasta entonces, los usuarios podían crear y gestionar documentos, pero no podían cerrar el proceso cuando se necesitaba una firma.
Como Product Designer diseñé la integración completa en el producto existente: su lugar dentro de los flujos y pantallas actuales, además de todo lo necesario para enviar, gestionar y completar un proceso de firma.
La plataforma tenía una base de clientes diversa. Aunque la mayoría pertenecía al sector legal, también había bancos, inmobiliarias, empresas de software y otros departamentos corporativos. Esto significaba que el proceso tenía que adaptarse a distintos tipos de documentos, usuarios y formas de trabajar.
El flujo del documento se componía de varias etapas. Una vez creado y preparado el documento, el usuario podía iniciar el proceso de firma añadiendo uno o varios firmantes, introduciendo sus datos y enviándoles una solicitud. Cada firmante podía aceptar y firmar el documento, o rechazarlo indicando el motivo, en cuyo caso el proceso se detenía.
El reto: diseñar esta nueva etapa sin romper el flujo existente.
Tuvimos que definir cómo se añadían los firmantes, qué información necesitaba cada uno, cómo se comunicaba el estado del proceso, y cómo se gestionaban tanto la firma como el rechazo, manteniendo una experiencia clara para perfiles y escenarios diversos.
Fase 1 · El producto incorpora la firma y permite completar el flujo del documento dentro de la plataforma.
Fase 2 · Los componentes evolucionan para admitir más posiciones, recordatorios y estados más claros y comprensibles.
Fase 3 · El flujo se adapta a roles, órdenes de firma y tareas que antes eran completamente manuales.
Como Product Designer, fui responsable de diseñar la experiencia de firma de principio a fin e integrarla en el producto existente. Trabajé estrechamente con el equipo de desarrollo y el Product Owner durante todo el proceso, participando de forma coordinada en la definición y evolución de la funcionalidad.
El feedback se recogió en colaboración con los departamentos de Ventas, Customer Success y Legal Intelligence, que aportaron información de clientes, prospectos y sesiones de formación. Este feedback permitió identificar necesidades recurrentes y entender qué escenarios había que resolver primero.
Junto con el Product Owner y el CTO, decidimos la priorización de funcionalidades y el alcance de cada fase del proyecto. Mi responsabilidad abarcaba el diseño de los flujos, la integración de la funcionalidad dentro de la plataforma, el diseño de interfaz y la definición de una experiencia coherente, equilibrando las necesidades del usuario, las restricciones técnicas y los objetivos de producto.
No se trataba solo de la funcionalidad más simple: encajar un proceso completo dentro de una plataforma existente, de forma comprensible, consistente y estable. Detrás de un flujo simple (añadir firmantes → introducir datos → posicionar → estado) había un trabajo real de integración.
MVP · añadir firmantes, colocar áreas de firma, comprobar el estado del proceso
El uso real llevó los componentes más lejos. La tarjeta de firmante evolucionó para admitir varias firmas a la vez —firma una vez, aparece en todas partes— con un contador y una única forma de borrarlas, manteniendo el patrón que la gente ya conocía. La misma lógica llegó a los roles y al envío: firmante o supervisor, secuencial o paralelo, además de rúbricas guardadas y firmantes autocompletados para reducir el trabajo repetitivo.
Tarjeta de firmante · de una sola firma a múltiples áreas con contador + borrado global
Para alguien acostumbrado al papel, la confianza viene de ver qué está pasando, no de la firma en sí. Por eso todo el proceso es trazable: el progreso de cada firmante en tiempo real, quién firma frente a quién solo supervisa, y cada paso registrado en un historial auditable. La caducidad, los recordatorios y los estados claros del documento mantienen todo bajo control.
Seguimiento de firma — progreso por firmante, supervisores e historial completo de eventos
La evolución de Bigle Sign respondió a dos necesidades de negocio identificadas durante el proceso.
Adopción entre clientes existentes
Como módulo complementario, Bigle Sign podía contratarse de forma independiente. Tras las mejoras de la Fase 3, el 70% de los clientes que ya usaban Bigle Legal también habían adoptado el módulo de firma, evidencia de que la evolución del producto respondía a necesidades reales en sus procesos documentales.
Conversión de nuevas oportunidades
El feedback de Ventas mostró una caída en las oportunidades cuando las empresas se daban cuenta de que la plataforma no tenía una solución de firma. Tras la evolución de Bigle Sign, la conversión en esta etapa pasó del 10% al 40%, un aumento de +30 puntos porcentuales.
Digitalizar un proceso físico no consiste en replicarlo literalmente.
Sin una referencia digital consolidada de la que partir, tuve que analizar cómo se hacía tradicionalmente una firma en persona y decidir qué elementos mantener, simplificar o transformar para crear una experiencia digital clara y funcional.
La comunicación entre departamentos revela oportunidades relevantes.
Colaborar con Ventas, Customer Success y Legal Intelligence ayudó a identificar, en primer lugar, la necesidad de incorporar una solución de firma al producto.
El feedback compartido permite ampliar una funcionalidad con intención.
Las aportaciones de los distintos departamentos revelaron nuevos casos de uso y ayudaron a priorizar mejoras realmente útiles para los distintos tipos de clientes.
Las decisiones de producto mejoran cuando combinan distintas perspectivas.
Trabajar junto al Product Owner y al CTO permitió construir una hoja de ruta equilibrada, sopesando juntas las necesidades del usuario, la viabilidad técnica y los objetivos de producto.
